Boeken Digitaal Catalogiseren

Iedereen heeft wel een collectie boeken, dat kan gaan van enige tientallen boeken, terwijl het bij liefhebbers al snel in de honderd-, zoniet in de duizendtallen kan gaan lopen. Overigens hoeft men geen bibliofiel met een bibliotheek zijn om de noodzaak te ondervinden boekeninformatie te verzamelen en te orderen.
Zo kan men een leeslijst willen bijhouden van de boeken die men gelezen heeft of wilt men de bibliografische gegevens van geraadpleegde werken samenbrengen voor de voetnoten en bronvermeldingen van zijn geleerde tekst of dissertatie.
Voorts is het tegenwoordig verstandiger te spreken van media of informatiedragers dan van boeken vermits ook tijdschriftenartikelen en optische schijven zoals CD en DVD, die dragers kunnen zijn van bioskoopfilmen, documentaires en muziekuitvoeringen, het voorwerp kunnen uitmaken van een catalogus.
Deze tekst onderzoekt een aantal mogelijkheden om met behulp van de computer en desgevallend enige internetdiensten zijn informatie te ordenen en klasseren.
Vooreerst kunnen we nagaan met welk nut men een catalogus opstelt. In het geval van een bibliotheek is een van de nagestreefde doelen het opstellen van een inventaris of stocklijst waarin het boekenbezit is opgenomen. Voor een gebruiker is vooral het kennismanagement in de zin van het klasseren van de boeken in de zinvolle categoriën van een onderverdeelde taxonomie of classificatieschema belangrijk. Uit het classificatieschema volgt ook de rangschikking en plaatsing van de boeken in de rekken van de bibliotheek. De numerieke code van het gehanteerde classificatieschema geeft de vindplaats van het boek in de bibliotheek weer. Gekoppeld aan een dataset van bibliotheekgebruikers laat de catalogus ook toe bij te houden welke boeken ontleend zijn en aan welke gebruiker.
Het is eveneens nuttig eens te te reflecteren over hoe men deze informatie met manuele methodes bijhoudt. Zo kan de licentiaats- of doctoraatsstudent die zijn eindthesis of dissertatie voorbereidt gebruik maken van een bundel steekkaarten of bladfiches in een atoma-schrift. Op een fiche kan hij dan de bibliografische gegevens van geraadpleegde documenten en boeken die over een welbepaald specifiek thema handelen samenbrengen. Ook is het mogelijk een fiche op te stellen voor elk geraadpleegd werk en op die fiche ook uittreksels en aanhalingen uit dat werk te noteren.
Het bij MS Encarta gebundelde hulpmiddel Projectbeheer of Onderzoekscentrum legt op een steekkaart op te stellen voor iedere aanhaling of citatie.
In een bibliotheek werden drie steekkaartencatalogi bijgehouden, nl. op titel, op auteur en op kennisrubriek. Voor elk werk dienden dan drie steekkaarten getypt te worden en op hun plaats gerangschikt in de steeklades van deze drie catalogi.

Over boeknummers

Bij het catalogiseren van boeken zal men met twee types van boeknummers leren omgaan; het ISBN en de signatuur. Het eerste is een uniek nummer dat aan een bepaalde uitgave van een bepaald boek wordt toegewezen, het tweede is de numerieke uitdrukking van een kennis- of wetenschapsgebied binnen een classificatieschema waarin men zijn boeken ordent en klasseert. Het ISBN identificeert een boek, de signatuur plaatst het in een rubriek van een kennisschema.
De Encarta Naslagbibliotheek geeft volgende definitie van ISBN (afk. van: International Standard Book Number), een in 1967 in Groot-Brittannië ingevoerd en sedertdien in vrijwel alle westerse landen in de uitgeverij verplicht gesteld internationaal registratienummer. Het ISBN vindt men in het colofon van het boek, maar tegenwoordig ook als streepjescode op de achterzijde van de omslag. Verwant is het ISSN dat aan seriële publicaties zoals tijdschriften en boekenreeksen wordt toegewezen. Op Wikipedia vindt men de volgende informatie voor het lemma ISBN.
ISBN-13 Handleiding (PDF-Document)

Naast het ISBN wordt binnen een collectie nog een uniek referentie- , inventaris- of catalogusnummer gebruikt dat het boek identificeert binnen die dataset, collectie of bibliotheek.
De signatuur van het gehanteerde classificatieschema is een tweede type van boeknummer. De vorm die dit nummer aanneemt en het kennisgebied waarnaar het verwijst hangt volkomen af van het gekozen classificatieschema. Zoals ik in mijn artikel Livres reeds aanstipte zijn er wereldwijd drie grote systemen in gebruik; Dewey Decimale Classificatie, Universele Decimale Classificatie en de Call Numbers van het Library of Congress waarin letters gebruikt worden.
Raadpleging van Wikipedia leert dat het in Nederland en Vlaanderen gehanteerde SISO een nederlandstalige implementatie is van het Dewey Decimale Classificatieschema.
WikiPedia: Dewey
WikiPedia: SISO
WikiPedia: UDC
Meer uitleg over SISO vindt men op de webpagina "Hoe werkt de SISO code?" van leren.nl, terwijl men een 170 bladzijden tellend PDF document met de Vlaamse SISO kan downloaden.
De numerieke SISO signatuur kan men soms ook weervinden in het colofon van het boek, soms tezamen met de UGI code waarmee het zeker niet mag verward worden.
Bibliotheken van particulieren zijn vaak van te beperkte omvang en missen de universele zending die een openbare bibliotheek wel heeft om het opleggen van een classificatieschema te verantwoorden. Zo zal men in de collectie van een particulier vaak slechts enige rubrieken vertegenwoordigd vinden, enerzijds deze die betrekking hebben op zijn opleiding en de vakliteratuur van zijn beroep, anderzijds enige die betrekking hebben op de specifieke vrije tijdsinteresses.
Toch kan het interessant zijn om de classificatie van de openbare bibliotheek die men gewoonlijk bezoekt ook te hanteren in de eigen bibliohteek zodanig dat deze op elkaar afgestemd zijn en men in beiden gemakkelijk zijn weg kan vinden.
Ook kan men een volledig eigen classificatieschema ontwerpen en hanteren, bvb. wanneer de specialisatie van de eigen bibliotheek in een specifieke rubriek dermate is dat in het genormeerde classificatieschema niet alle gehanteerde begrippen zijn gedekt.

Een andere mogelijkheid zou bvb. kunnen zijn dat men zijn bibliotheek opbouwt rond de systematiek van een systematische encyclopedie die men hanteert.


Zo bvb. de materialistische natuurwetenschappelijke systematiek van "Dit is je Wereld" die vanuit de ruimte en de astronomie inzoomt op de aarde en zijn geologie enz. of de ideële cultuurhistorische systematiek van "Orbis Systematische Encyclopedie" die begint vanuit de menselijke expressie taal, schrift, religie, filosofie enz. zijn systematiek opbouwt of de Knowledge Tree van de Grolier Society.

Offline of Online

Persoonlijk vind ik dat de catalogus van de permanente collectie van een particuliere bibliotheek fysiek aanwezig dient te zijn op de computer die in dezelfde ruimte als de boeken staat opgesteld. Bereidt men echter een bibliografisch overzicht voor of houdt men een leeslijst bij dan is het mogelijks interessanter dit te doen met een webapplicatie die men kan benaderen vanuit elke plaats waar men normaal met boeken bezig kan zijn en waar een internetaansluiting voorhanden is zoals op school of op het werk, in de openbare bibliotheek of van thuis uit.
Voor de catalogus van de kleine bibliotheek van een vtijetijdsvereniging of literaire kring kan het nuttig zijn dat deze online op het internet toegankelijk is zodat leden zich kunnen informeren welke boeken ze zich kunnen reserveren en kandidaat-leden op de hoogte gesteld worden van het boekenbezit van de vereniging. Deze doelstelling kan ook bereikt worden door offline aangemaakte catalogusbestanden in excel, access of PDF formaat online ter beschikking te stellen om down te loaden.
In het navolgend overzicht van programma's ben ik voornamelijk uitgegaan van de vrije, t.t.z. kosteloze toegankelijkheid en beschikbaarheid.
Als men handig is met MS Access of Base; het databaseprogramma van de Open Office suite, hoeft het niet eens zo lastig zijn om een eigen database te ontwerpen voor het beheren van zijn boeken. Men kan volstaan met een tabel die men voorziet van volgende veldenstructuur;
* Catalogusnummer uniek referentienummer dat men op het document of voorwerp aanbrengt
* AardDocument (of MateriaalSoort) zoals Boek, Tijdschrift, Artikel, DVD, CD, CD_ROM
* EigenNaam voor de naam van de auteur, regisseur, verteller/presentator, muzikant of componist
* TitelVeld voor het invoeren van de titel van het boek, artikel, speelfilm, documentarire, album
* Bron: voor de naam van de vertaler of de bibliografische verwijzing naar de vindplaats van het tijdschriftartikel
* Plaats en Naam Uitgever
* Jaar van Uitgave
* Genre voor de hoofdrubriek waaronder men deze titel klasseert
* Trefwoorden voor de specifieke rubriek en verdere trefwoorden
* Ontlener om de naam van de ontlener van de titel te noteren
Edwin van ZB Digitaal signaleerde het programma Adlib Library Lite waarvan een stand-alone versie voor een single user gratis ter beschikking is. Men dient wel een geldig email adres op te geven om het programma te kunnen downloaden. Het programma ziet er zeer gelikt uit en komt professioneel over. Zo heeft het de mogelijkheid de bij bibliothecarissen gekende notatieafspraak toe te passen, om bij het invoeren van titels het lidwoord weg te laten en biedt het een zeer ruime veldenstructuur verspreid over vier tabbladen. De ingebouwde online help maakt dit programma bovendien zeer leerrijk wanneer men geïntereseerd is in documentalistische materies.


De Recordinformatieontlening in het programma Adlib Bibliotheek; dit hulpmiddel laat toe met behulp van een internetverbinding de bibliografische gegevens van een werk op te zoeken en over te nemen uit de centrale catalogus van een nationale bibliotheek
Voor kleine bibliotheken die een uitleenpolitiek willen voeren, zoals een school- of klasbibliotheek ten aanzien van zijn leerlingen, een bedrijfsbibliotheek ten aanzien van zijn staf en werknemers, een bibliotheek van een verzamelvereniging, hobby- of sportclub ten aanzien van zijn leden edm. vond ik volgende twee programma's; BiblioteQ en BookDB2.
Beide programma's combineren catalogi voor boeken, magazines, DVD's, CD's met een gegevenstabel van Bibliotheekgebruikers om een ontleensysteem op te zetten. De ontleningsperiode zit in beide programma's ingebakken en kan niet ingesteld worden; voor BiblioteQ bedraagt deze 3 weken, terwijl BookDB2 voorziet in een ontleningsperiode van 2 weken.

De recordinformatieontlening is in beide programma's obsolete te noemen, hoewel men met BiblioteQ boekomslagen kan ontlenen aan Amazon. BookDB2 laat dan weer toe gemakkelijk een catalogus van LibraryThing te importeren.

In BiblioteQ, dat gebaseerd is op een onderliggende SQL databasestructuur, kan je online boekomslagen van Amazon.com ontlenen of manueel toevoegen. Het programma heeft ook een eigentijds layout met aantrekkelijke pictogrammen. Merk op dat in dit programma sprake is van een boek reserveren waar wij eerder spreken van (ont)lenen en reserveren interpreteren als de bibliotheekpraktijk waarbij men een reeds uitgeleend boek voor zich laat voorbehouden zodra het terug binnengebracht wordt met eventueel een notificatie dat het boek beschikbaar is.

Hoewel BookDB2 van Spacejock er minder fraai uitziet en nogal rauw-technisch overkomt biedt het verschillende mogelijkheden die dit programma de betere keuze maakt.
* Automatische routines voor het ontlenen en inleveren van boeken
* Mogelijkheid barcodes af te drukken voor identificatie van boeken en gebruikers en barcodes te gebruiken met een scanner
* Probleemloos importeren van de gegevens uit LibraryThing waarvoor dit programma de perfecte compagnon is
* Mogelijkheid om boeklijsten te exporteren in html
* Programma dat ondersteuning biedt voor meerdere talen waaronder het nederlands
Een blog- of wikiscript is omwille van zijn kneedbaarheid ook bruikbaar als instrument om een catalogus of bibliografie op te zetten. Voor een goed overzicht van wikiscripts kan men zich informeren op WikiMatrix. De werkwijze is vrij eenvoudig; in het onderwerp-veld plaatst men steeds de titel van het werk, terwijl men categoriseert op auteur en thema's met behulp van tag- of labeltechniken.
Zelf vind ik de ingebouwde monikers voor ISBN tracking in het UseMod-script boeiend, hoewel dit geen wikistandaard lijkt en bvb. niet aanwezig is in WikiMedia. Elizabeth Wiethof heeft met het usemodscript een boekenwiki opgezet onder de naam Bookshelved. Een fraai voorbeeld om een wikiscript te gebruiken voor het opzetten van een lexicon vond ik in Encyclopedie van de Antropologie.
Na de bespreking van de mogelijkheden om offline te werken op een lokale computer of intranetserver ga ik over tot de webapplicaties om online een catalogus of bibliografie van boeken samen te stellen en bij te houden. De reeds genoemde blog- of wikiscripts bieden een eerste mogelijkheid om online te werken.
Het bij de bespreking van Bookdb2 reeds genoemde Librarything steekt met kop en schouders uit boven de twee andere mogelijkheden; WorldCat en Google Books.
Alle drie deze programma's zijn angelsaksisch van oorsprong, zodanig dat werken van het nederlandstalige taalgebied er minder aan bod komen. Dat merkt men bvb. aan de boekomslagen en bibliografische gegevens die men met behulp van deze programma's kan ophalen en tonen. In Librarything kan informatie opgevraagd worden van bronnen als de Vlaamse Centrale Catalogus, de Belgische en Nederlandse Koninklijke Bibliotheek of het commerciele Bol.com waardoor meer relevante informatie over nederlandstalige werken voorhanden is. Ook WorldCat telt talrijke nederlandse bibliotheken bij zijn aangeslotenen zodat vooral nederlanders hier vruchtbaar gebruik van zullen kunnen maken. Google Books lijkt me vooral nuttig als men voornamelijk engelstalige boeken hanteert.

Zijn gegevens exporteren kan men in LibraryThing en WorldCat met CSV bestanden, terwijl Google Books gebruik maakt van XML. WorldCat is erg geschikt voor het aanmaken van lijsten en bibliografieën waarvoor het output in verschillende aanhalings- of citatiewijzen voorziet. Bij alledrie deze online toepassingen kan men de keuze maken besloten of openbaar te werken.
Het online openbaar stellen van de catalogus van een collectie kan interessant zijn voor een clubbibliotheek om leden toe te laten met een internetverbinding de collectie te raadplegen. In LibraryThing, dat tevens fungeert als sociale software voor beoekenliefhebbers, is het openbaar delen van zijn catalogus een hulpmiddel om liefhebbers te vinden met dezelfde interesses.

Belangrijkste Downloads uit dit artikel:

ISBN-13 Handleiding (PDF-Document)
PDF document met de Vlaamse SISO
het programma Adlib Library Lite
BookDB2 van Spacejock

-----------------------------
Boeken Digitaal Catalogiseren,
door Eric Verdonck.

zie verder:

Livres
Voorbeelden en Tips
Serapeion:Bibliotheek